La question de la durée de conservation d’un rapport d’intervention revient souvent chez les artisans et les TPE. Faut-il garder ces documents 5 ans ? 10 ans ? Indéfiniment ?
La réponse dépend du rôle du rapport : simple preuve de passage, document lié à une facturation, ou pièce justificative en cas de litige.
Voici ce qu’il faut retenir.
Quelle est la durée de conservation d’un rapport d’intervention ?
Il n’existe pas un texte unique qui vise spécifiquement le “rapport d’intervention”. En revanche, les règles générales de conservation des documents d’entreprise s’appliquent. En pratique, trois durées sont à connaître : 5 ans, 6 ans et 10 ans.
5 ans : documents liés à une relation commerciale
Les documents commerciaux (contrats, correspondances commerciales…) sont généralement conservés pendant 5 ans. Si le rapport d’intervention constitue essentiellement un document de suivi dans la relation client, cette durée peut servir de référence minimale.
6 ans : contrôle fiscal
Les documents pouvant être examinés dans le cadre d’un contrôle fiscal doivent être conservés 6 ans.
Si le rapport d’intervention est lié à une prestation facturée et sert de justificatif en cas de vérification, cette durée devient pertinente.
10 ans : pièces justificatives et comptables (durée recommandée)
Dans la majorité des cas, un rapport d’intervention accompagne une facture ou sert de preuve d’exécution d’une prestation.
Or, les pièces justificatives comptables doivent être conservées 10 ans.
C’est pourquoi, en pratique, conserver les rapports d’intervention pendant 10 ans est la solution la plus prudente, notamment pour les artisans et les entreprises intervenant régulièrement chez des clients.
Pourquoi conserver ses rapports d’intervention longtemps ?
Un rapport d’intervention peut servir à :
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prouver qu’une intervention a bien été réalisée ;
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démontrer le contenu exact des actions effectuées ;
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répondre à une contestation plusieurs années après ;
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justifier une facturation ou une garantie.
Plus l’activité est récurrente (maintenance, sécurité, entretien), plus la conservation longue est pertinente.
Attention aux données personnelles
Les rapports d’intervention contiennent souvent des données personnelles :
nom du client, coordonnées, signatures, parfois photos.
La conservation doit rester cohérente avec les obligations liées à la protection des données. Il est recommandé :
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de conserver uniquement les informations nécessaires ;
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d’organiser un archivage structuré ;
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de prévoir une politique de suppression au-delà des durées utiles.
En résumé
Il n’existe pas une durée unique spécifique au rapport d’intervention.
Mais dans la pratique :
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5 ans : minimum lié à la relation commerciale
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6 ans : référence fiscale
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10 ans : durée recommandée lorsqu’il sert de pièce justificative
Pour un artisan ou une TPE, 10 ans constitue généralement la durée la plus sécurisante.