Pour faire leurs rapports d’intervention, beaucoup d’artisans utilisent encore Word ou Excel. C’est souvent ce qu’ils ont sous la main au départ : un modèle créé une fois, enregistré sur l’ordinateur, puis réutilisé à chaque intervention.
Sur le papier, ça fonctionne. Mais sur le terrain, quand les interventions s’enchaînent, que les photos s’accumulent et que les clients rappellent, les limites apparaissent vite.
Comparer Excel, Word et Valideo permet surtout de comprendre ce qui fait perdre du temps… et ce qui en fait gagner.
Pourquoi Excel et Word sont encore utilisés par les artisans
Word et Excel sont connus, simples à démarrer et ne demandent aucun apprentissage particulier. Beaucoup d’artisans créent un modèle de rapport une fois, puis le remplissent après chaque intervention.
Pour quelques rapports par mois, ou au début d’une activité, cette méthode peut suffire. Elle donne l’impression de garder la main sur ses documents, sans changer ses habitudes.
Les limites de Word et Excel sur le terrain
Sur le terrain, la réalité est différente. Le rapport n’est pas toujours rempli sur place. Il est souvent complété plus tard, le soir ou le lendemain, à partir de notes prises rapidement ou de souvenirs.
Les photos sont prises avec le téléphone, puis ajoutées après coup. Les fichiers doivent être enregistrés, renommés, envoyés manuellement par mail. Au fil du temps, plusieurs versions du même rapport apparaissent.
Résultat :
– on ne sait plus quel fichier est le bon
– on ne sait plus si le rapport a été envoyé
– on perd du temps à chercher un ancien document
La traçabilité devient floue, alors que le travail a bien été fait.
Cas concret : gérer ses rapports avec Excel au quotidien
Un artisan réalise plusieurs interventions par semaine. Il utilise un fichier Excel comme rapport. À chaque passage, il enregistre une nouvelle version, ajoute quelques lignes, puis envoie le fichier au client.
Quelques mois plus tard, un client rappelle. Il faut retrouver le rapport, vérifier ce qui a été fait, quand, et si le document a bien été envoyé. Les photos sont ailleurs, les mails aussi. Le temps passé à chercher dépasse parfois le temps de l’intervention elle-même.
Excel n’est pas fait pour suivre l’historique d’un rapport, ni pour savoir ce qui lui est arrivé après sa création.
Pourquoi un outil dédié change vraiment les choses
Un outil dédié au rapport d’intervention est pensé pour le terrain. Le rapport est créé pendant ou juste après l’intervention, au même endroit que les photos, les signatures et les informations importantes.
Il n’y a plus de fichier à gérer, plus de version à renommer, plus de doute sur l’envoi. Tout est lié au rapport lui-même.
L’objectif n’est pas de faire “plus”, mais de faire plus vite, avec moins d’oublis et moins de ressaisie.
Valideo face à Word et Excel : une différence d’usage
Avec Word ou Excel, le rapport est un fichier isolé.
Avec Valideo, le rapport fait partie d’un suivi.
Chaque rapport est automatiquement rattaché à un client, conservé dans un historique, consultable à tout moment. On sait quand il a été créé, s’il a été envoyé, à qui, et combien de temps a été passé dessus.
La saisie est pensée pour être faite sur le terrain, depuis un mobile, sans manipulation de fichiers ni aller-retour entre outils.
À qui convient Word ou Excel, et à qui convient Valideo
Word et Excel peuvent convenir si les rapports sont rares et que le suivi dans le temps n’est pas un enjeu.
Valideo s’adresse aux artisans et TPE pour qui les rapports d’intervention font partie du quotidien : plusieurs passages, des clients à suivre, des documents à retrouver rapidement, et un besoin de traçabilité claire sans perdre de temps.
Le choix dépend surtout de la réalité du terrain, pas de la technologie.
Conclusion
Word et Excel permettent de faire des rapports.
Mais dès que les interventions se multiplient, que le suivi devient important et que le temps compte, leurs limites apparaissent.
Un outil comme Valideo permet de faire ses rapports directement sur le terrain, de les centraliser, de les tracer et de les retrouver facilement, sans complexité inutile.